Politika privatnosti

Avenos je AI recepcioner koji uslužnim biznisima (saloni, klinike, fitness, consulting i drugi) pomaže u komunikaciji sa klijentima i zakazivanju termina. Ova Politika opisuje koje podatke obrađujemo i u koje svrhe.

1. Rukovalac podataka

Rukovalac podataka je PROZONE AI DOO (u daljem tekstu „Prozone AI"), Novo Selo 3, 75, 21208 Sremska Kamenica, Srbija (PIB 115321246, matični broj 22141694). Sva pitanja u vezi privatnosti i zahteve za ostvarivanje prava upućujete na support@avenos.ai.

Napomena o ulogama: za podatke krajnjih klijenata (osobe koje pišu salonu) rukovalac je sâm biznis (salon/klinika) koji koristi Avenos, a Prozone AI nastupa kao obrađivač (processor) koji obrađuje te podatke po uputstvu biznisa. Za podatke vlasnika biznisa (nalog, pretplata) rukovalac je Prozone AI.

2. Koji podaci se obrađuju

• Vlasnici biznisa - ime, email, osnovni podaci o biznisu i pristupni tokeni za povezane integracije (Instagram, WhatsApp, Google Calendar), koji se čuvaju u šifrovanom obliku.
• Krajnji klijenti - sadržaj poruka poslatih preko Instagram DM ili WhatsApp-a, ime prikazano na profilu, broj telefona (ako ga klijent dobrovoljno podeli), datum rođenja (ako se unese radi rođendanske čestitke) i istorija zakazanih termina.

Posebne vrste podataka o ličnosti (ZZPL čl. 17, GDPR čl. 9) su podaci o zdravstvenom stanju, genetski i biometrijski podaci, podaci o rasnom ili etničkom poreklu, političkom mišljenju, verskom ili filozofskom uverenju, članstvu u sindikatu i podaci o seksualnom životu ili orijentaciji. Avenos ih ne traži i ne obrađuje sistematski. Klijent može dobrovoljno u poruci navesti zdravstveni podatak (npr. alergiju ili kontraindikaciju pre tretmana) - takav podatak ostaje deo prepiske i obrađuje se isključivo radi odgovora i zakazivanja, po uputstvu biznisa kao rukovaoca, koji odgovara za pravni osnov te obrade; AI je podešen da medicinska pitanja prosledi osoblju. Odvojeno od toga, ne tražimo JMBG, brojeve platnih kartica, CVV ni lozinke - ako ih klijent pošalje, automatski se uklanjaju iz poruke pre AI obrade.

3. Kako se podaci koriste

• Generisanje AI odgovora na upite krajnjih klijenata u vezi zakazivanja, usluga i cena
• Kreiranje i sinhronizacija termina sa Google Calendar-om vlasnika biznisa
• Slanje podsetnika i follow-up poruka

Pravni osnov obrade: izvršenje ugovora (pružanje Servisa), legitimni interes (komunikacija i podsetnici), i pristanak gde je primenljiv (npr. rođendanske poruke).

4. Deljenje podataka i obrađivači (sub-processors)

Podatke delimo isključivo sa pouzdanim obrađivačima čije je korišćenje neophodno za funkcionisanje Servisa. Ne prodajemo i ne iznajmljujemo podatke trećim licima. Aktuelni obrađivači:

• OpenAI (SAD) - obrada sadržaja poruka radi generisanja AI odgovora. Sadržaj se ne koristi za treniranje njihovih modela u skladu sa njihovim uslovima za poslovne API-je.
• Meta Platforms (SAD/Irska) - Instagram i WhatsApp kanali preko kojih poruke stižu i šalju se, a na marketing sajtu Meta piksel za merenje uspešnosti oglasa (vidi tačku 9).
• Google (SAD/EU) - sinhronizacija termina sa Google Calendar-om (vidi tačku 5), a na marketing sajtu Google Tag Manager i alati za merenje poseta i oglasa koji se kroz njega uključuju (vidi tačku 9).
• Clerk (SAD) - prijava i vođenje korisničkih naloga vlasnika biznisa: e-mail adresa, lozinka i dvofaktorska zaštita. Poruke i podaci klijenata kroz Clerk ne prolaze.
• Paddle.com Market Ltd (Ujedinjeno Kraljevstvo/EU) - naplata pretplate. Paddle nastupa kao naš ovlašćeni prodavac (merchant of record) i za podatke o plaćanju je samostalni rukovalac, a ne naš obrađivač: on obrađuje plaćanje, obračunava porez i izdaje vam račun. Podaci o kartici se unose isključivo na Paddle-ovoj stranici plaćanja i nikada ne dolaze do naših servera - mi ne čuvamo broj kartice ni bilo koji njen deo. Od Paddle-a preuzimamo samo podatke potrebne da znamo da li je pretplata aktivna: identifikator kupca i pretplate, izabrani plan, status i datum sledeće naplate.
• Telegram (Irska/UAE) - slanje obaveštenja vlasniku biznisa o novim porukama, terminima i eskalacijama, kada vlasnik uključi taj kanal. Obaveštenje može sadržati ime klijenta i detalje termina.

Neki obrađivači obrađuju podatke izvan EU/EEA (npr. u SAD). U tim slučajevima prenos se zasniva na odgovarajućim mehanizmima zaštite (Standardne ugovorne klauzule ili ekvivalent). Listu obrađivača ažuriramo po potrebi; aktuelnu verziju možete zatražiti na email iz tačke 1.

5. Google API Services - Limited Use

Avenos korišćenje Google API-ja je u skladu sa Google API Services User Data Policy, uključujući Limited Use zahteve. Podaci iz Google Calendar-a se koriste isključivo za kreiranje i upravljanje terminima u kalendaru vlasnika biznisa. Ne prenosimo ih trećim licima, ne koristimo ih za oglašavanje i ne dopuštamo njihovo čitanje od strane ljudi, osim uz eksplicitan pristanak, u bezbednosne svrhe ili kada je to zakonski obavezno.

6. Rok čuvanja

Podaci o klijentima, porukama i terminima čuvaju se dok postoji nalog biznisa, odnosno dok ih biznis ili klijent ne obriše. Posle otkaza pretplate nalog još 90 dana ostaje u režimu samo za čitanje; po isteku tog roka podaci ostaju u bazi dok ne stigne zahtev za brisanje (tačka 7). Pored toga primenjujemo automatsko brisanje:

• tehnički zapisi o primljenim porukama brišu se nakon 30 dana;
• interni analitički događaji brišu se nakon 90 dana.

Pojedini podaci mogu se zadržati duže kada to nalaže zakon (npr. računovodstveni zapisi). Brisanje možete zatražiti u svakom trenutku (vidi tačku 7 i stranicu Brisanje podataka).

7. Vaša prava

U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL) i GDPR-om imate pravo pristupa, ispravke, brisanja, ograničenja obrade, portabilnosti podataka, prigovora na obradu i povlačenja pristanka. Zahtev uputite na support@avenos.ai. Za brisanje podataka prikupljenih preko Meta platformi pogledajte stranicu Brisanje podataka.

8. Bezbednost

Primenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacione mere zaštite podataka, uključujući šifrovanje osetljivih pristupnih tokena (AES-256-GCM) u bazi i zaštitu komunikacije u tranzitu (TLS).

9. Kolačići

U aplikaciji za vlasnike biznisa koristimo isključivo neophodne kolačiće za prijavu i sesiju i za pamćenje izabranog biznisa. Oni su tehnički nužni za rad aplikacije i za njih se pristanak ne traži.

Ako na sajt dođete preko oglasa ili linka koji nosi oznake kampanje (utm parametri, Meta „fbclid”), te oznake čuvamo 30 dana u sopstvenom kolačiću avenos_attr na domenu avenos.ai, da bismo pri registraciji zabeležili odakle je nalog došao. Uz njih kolačić čuva i podrazumevano podešavanje merenja za zemlju iz koje ste došli (samo „uključeno” ili „isključeno”, ne i samu zemlju). Ako registraciju nastavite u drugom pregledaču (na primer, iz Instagrama u Chrome) i merenje je dozvoljeno, isti kolačić prenosi i identifikator Meta piksela iz pregledača u kojem ste otvorili oglas, da bi Meta registraciju povezala sa tim oglasom. Kolačić se ne postavlja kada oznaka kampanje nema.

Na marketing sajtu koristimo Google Tag Manager, a kroz njega Google Analytics za merenje poseta i Meta piksel za merenje uspešnosti oglasa. Oni postavljaju analitičke i reklamne kolačiće. Šta se dešava pre vašeg odgovora zavisi od toga odakle pristupate:

• Evropski ekonomski prostor i Ujedinjeno Kraljevstvo - ne postavlja se nijedan takav kolačić dok ne date pristanak. Pri prvoj poseti dobijate izbor između „Prihvati sve” i „Odbij sve”, a do vašeg odgovora su svi isključeni.
• Ostale zemlje, uključujući Srbiju - merenje je uključeno od početka posete, jer ovde propis ne traži prethodni pristanak. Isti izbor vam se i dalje nudi, pa merenje možete isključiti u svakom trenutku: kada odaberete „Odbij sve”, prestajemo da prikupljamo podatke i brišemo kolačiće koji su do tada postavljeni.

Odluku pamtimo u vašem pregledaču i ona važi bez obzira odakle kasnije pristupate. Možete je promeniti brisanjem podataka sajta.

Nezavisno od pristanka, samo učitavanje ovih alata znači da Google i Meta vide vašu IP adresu, tip pregledača i adresu stranice. Zato su oboje navedeni i u tački 4.

10. Veštačka inteligencija

Servis koristi veštačku inteligenciju za automatsko odgovaranje na poruke. Biznis je dužan da klijenta obavesti da komunicira sa AI sistemom; podrazumevano se AI predstavlja u prvoj poruci. U svakom trenutku klijent može zatražiti razgovor sa osobom.

11. Izmene

O materijalnim izmenama ove Politike bićete obavešteni najmanje 30 dana pre stupanja na snagu.

12. Kontakt

PROZONE AI DOO
Novo Selo 3, 75, 21208 Sremska Kamenica, Srbija
PIB: 115321246  ·  Matični broj: 22141694
Email: support@avenos.ai
Ostali podaci o firmi: Kontakt.