Zakazivanje kada salon ima više zaposlenih i kalendara
Sa dvoje ljudi zakazivanje prestaje da bude lista slobodnih sati. Ko radi koju uslugu, ko kada radi, i zašto jedan zajednički kalendar počne da laže.
Petar Radaković, Prozone AI, CEO · 4 min čitanja · Objavljeno · Ažurirano
Sa jednim čovekom zakazivanje je lista slobodnih sati. Sa dvoje prestaje da bude lista i postaje ukrštanje tri stvari: ko sme da radi koju uslugu, ko kada radi, i gde je taj termin upisan. Većina problema koje salon oseti pri rastu dolazi odatle, a ne od broja klijenata.
Ko sme da radi koju uslugu?
Ovo je podatak koji se najčešće drži u glavi. Dok ste dvoje, funkcioniše. Kada dođe treći čovek ili sezonska ispomoć, počinju termini koje niko ne može da odradi.
Praktično pravilo koje se dobro drži: ako za uslugu nije navedeno ko je radi, podrazumeva se da je rade svi. Tako ne moraš da popunjavaš tabelu za deset usluga koje ionako svi rade, a upisuješ samo izuzetke - onu jednu uslugu koju radi samo jedna osoba.
Ko kada radi?
Radno vreme salona i radno vreme čoveka nisu isto. Salon radi od 9 do 20, ali jedna osoba dolazi u 13, a druga ne radi ponedeljkom.
Ovde se krije zamka koja se otkrije tek u praksi: šta znači prazan dan u rasporedu nekog zaposlenog. Ako sistem prazan dan tumači kao radi kao i salon, zakazaćeš termin nekome ko je slobodan. Ispravno je obrnuto - dan koji nije naveden u ličnom rasporedu znači da ta osoba tog dana ne radi. Prazno polje ne sme da znači podrazumevano dostupan.
Termin bez izvođača
Stari termini, oni upisani ručno i oni preneti iz sveske često nemaju dodeljenog čoveka. Takav termin mora da blokira sve zaposlene u tom satu. Zvuči preterano dok se ne desi suprotno: termin bez izvođača koji ne blokira nikoga znači da si isti sat prodao dva puta, a saznaćeš kada oba klijenta uđu na vrata.
Gde se termin upisuje?
Postoje dva razumna rasporeda. Jedan zajednički kalendar za ceo salon je jednostavan i radi. Pojedinačni kalendari po zaposlenom su bolji kada ljudi hoće da svoje termine vide na svom telefonu.
Mešavina to dvoje je jedino stanje koje ne valja. Ako se termini pišu u lične kalendare samo za deo ekipe, provera dostupnosti gleda nepotpunu sliku i zauzeti sat izgleda slobodno. Zato je ispravno ponašanje sve ili ništa: dok svaki aktivan zaposleni nema svoj kalendar, sve ide u zajednički.
Postoji i tiši detalj koji se vidi tek pri izmeni. Ako neko promeni kalendar zaposlenom, stari termini i dalje žive tamo gde su upisani. Izmena i otkazivanje moraju da gledaju gde je događaj stvarno zapisan, a ne gde bi danas bio upisan - inače se otkazivanje tiho ne izvrši, a termin ostane u tuđem kalendaru.
| Jedan zajednički kalendar | Kalendar po zaposlenom | Mešavina | |
|---|---|---|---|
| Postavljanje | Ništa - radi odmah | Jedan kalendar po čoveku | Deluje kao usput |
| Zaposleni vidi svoje termine na telefonu | Ne, vidi sve | Da, samo svoje | Neki da, neki ne |
| Provera dostupnosti | Tačna | Tačna | Netačna - gleda nepotpunu sliku |
| Kada ima smisla | Do nekoliko ljudi koji rade slično | Kada svi aktivni zaposleni imaju svoj | Nikada |
Šta kada klijent ne traži određenog radnika?
Većina klijenata ne traži. Njima je važno da dođu u četvrtak uveče, ne ko će ih primiti. Najbolje ponašanje je da im se prikaže unija svih termina slobodnih kod bilo koga, a da se izvođač dodeli tek pri potvrdi.
Za onih koji traže određenu osobu, ista mašina radi suženo - samo termini te osobe, sa njenim radnim vremenom i njenim kalendarom.
Šta ovo znači ako tek rasteš?
Sa jednim čovekom ništa od ovoga ti ne treba i uvođenje strukture je čist trošak vremena. Prelomna tačka je drugi zaposleni, i to najčešće onaj koji ne radi isto ono što i ti - tada ko sme da radi koju uslugu prestaje da bude očigledno.
Ako zakazivanje ide kroz poruke, ova struktura je i preduslov za automatsko odgovaranje: asistent ne može da proveri dostupnost koja nigde nije zapisana. O tome kako to izgleda u razgovoru ima u tekstu zakazivanje preko Instagram poruka, a raspored po zaposlenima je deo većih paketa.
Česta pitanja
Da li mi treba Google kalendar za svakog zaposlenog?
Ne mora. Sistem može da vodi raspored i bez Google-a. Google kalendari su korisni kada zaposleni već koriste svoj telefonski kalendar i hoće da tamo vide termine, ali nisu uslov da bi paralelno zakazivanje radilo.
Šta se dešava ako samo neki zaposleni imaju svoj kalendar?
To je najopasnije stanje. Ako se termini pišu u pojedinačne kalendare samo za deo ekipe, provera dostupnosti gleda nepotpunu sliku. Zato je ispravno ponašanje sve ili ništa: dok svi nemaju svoj kalendar, sve ide u zajednički.
Šta ako klijent ne traži određenog radnika?
Tada se prikazuju svi termini koji su slobodni kod bilo koga, a izvođač se dodeljuje pri potvrdi - najčešće onome ko je tog dana manje zauzet. Klijent ne mora da zna ko će ga primiti da bi zakazao.